INFORMA COLOMBIA S.A.

Política de tratamiento de datos personales

1. Considerandos

El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.

La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.

El artículo 25 de la misma ley ordena que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.

El capítulo III del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 (Incorporado en el DU 1074 DEL 2015) reglamenta algunos aspectos relacionados con el contenido y requisitos de las Políticas de Tratamiento de Información y los Avisos de Privacidad.

INFORMA COLOMBIA S.A. está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, empleados y terceros en general. Por eso, adopta la siguiente política de tratamiento -manual o automatizado- de datos personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales.

• De la base de datos de INFORMA COLOMBIA S.A.

INFORMA COLOMBIA S.A. presta el servicio de acceso a una base de datos de información pública sobre comerciantes (personas jurídicas y naturales). Los datos personales fueron definidos en el numeral 2 del artículo 3 del decreto 1377 de 2013 (incorporado en el DU 1074 del 2015) como aquel “dato que no sea semiprivado, privado o sensible”. Estos datos pueden estar contenidos, entre otros, “en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva”.  Como algunos ejemplos de datos públicos dicha normas cita a título enunciativo los siguientes: “los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público”.

Según la Corte Constitucional, el dato público “puede solicitarse por cualquier persona de manera directa y sin el deber de satisfacer requisito alguno”. Para tratar datos de naturaleza pública no es necesario contar con la autorización del titular del dato. No obstante, el hecho que no se requiera el consentimiento del titular del dato no significa que el tratamiento de dicha información esté exento de la aplicación, según el caso, de los otros principios de la Ley 1581 de 2012 diferentes al de libertad. Según la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), “el carácter de datos de naturaleza pública que contenga una base de datos permite que se lleve a cabo el Tratamiento de la información sin que medie autorización previa de los titulares de la misma, sin embargo, no lo excluye de la aplicación de la Ley 1581 de 2012, en especial de los principios que la fundamentan”

La Corte Constitucional ha afirmado que “la información pública es aquella que puede ser obtenida sin reserva alguna, entre ella los documentos públicos, habida cuenta el mandato previsto en el artículo 74 de la Constitución Política. Esta información puede ser adquirida por cualquier persona, sin necesidad de autorización alguna para ello”. Recalcamos que a la luz de la jurisprudencia constitucional esta clase de información “puede ser obtenida y ofrecida sin reserva alguna y sin importar si la misma sea información general, privada o personal”

Recalcamos que esta información no requiere de autorización del titular del dato personal por tratarse de información de naturaleza pública o relacionada con la profesión u oficio de los comerciantes tal y como lo señala el literal b) del artículo 10 de la ley 1581 de 2012, en concordancia con el numeral 2 del artículo 3 del decreto 1377 de 2013 (incorporado en el DU 1074 del 2015)  , así como el artículo 26 del Código del Comercio según el cual “el registro mercantil será público”. Adicionalmente, INFORMA COLOMBIA S.A. acude a fuentes legítimas como las entidades públicas en cuyo caso la ley 1712 de 2014 establece lo siguiente: “Principio de máxima publicidad para titular universal. Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la presente ley”. (Artículo 2). En adición a todo lo anterior, la Superintendencia de Industria y Comercio ha concluido que “la ley 1581 de 2012 solo aplica para el tratamiento de datos personales (…) de personas naturales. Los datos públicos son aquellos que por mandato legal o constitucional es calificado como tal y los que no tengan la naturaleza de semiprivado, privado o sensible, a dicho datos podrá accederse sin autorización del titular “

2. Obligatoriedad

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados y las empleadas de INFORMA, los (as) contratistas y terceros que obran en nombre de INFORMA.

Todos (as) los (as) empleados (as) deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones (De conformidad con el numeral 1 del artículo 58 del Código Sustantivo del Trabajo, es obligación especial el trabajador “observar los preceptos del reglamento y acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular le impartan el patrono o sus representantes”). En los casos que no exista vínculo laboral se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de INFORMA se obliguen a cumplir estas políticas.

El incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos a INFORMA por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de datos personales. En el caso laboral, de conformidad con el Código Sustantivo del Trabajo se considerará como justa causa para dar por terminado el contrato de trabajo la violación grave o reiterada de estas políticas (Esto se deriva del numeral 6 de los artículos 62 y 6 del CST. Modificado por el Decreto 2351 de 1965 (Artículo 7o. Terminación del contrato por justa causa)).

3. Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento.
• Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.
• Dato personal: Cualquier información que directa o indirectamente se refiere a una persona natural y que permite identificarla. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, número de identificación ciudadana, dirección postal, dirección de correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud.

Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados:

• Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).
• Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co). Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
• Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.
• Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
• Encargado del tratamiento:Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.
• Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.
• Responsable del tratamiento: Persona que decide sobre, entre otras, la recolección y fines del tratamiento. Puede ser, a título de ejemplo, la empresa dueña de la bases de datos o sistema de información que contiene datos personales.
• Titular del dato: Es persona natural a que se refieren los datos.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Transferencia: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación o envío de los mismos dentro (transferencia nacional) o fuera de Colombia (transferencia internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por parte de otro Responsable del Tratamiento.

4. Principios para el tratamiento de datos personales

El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley.

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

Principios relacionados con la recolección de datos personales

• Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales.

No está permitido el consentimiento tácito del Titular del dato y sólo podrá prescindirse de él por expreso mandato legal o por orden de autoridad judicial. El silencio del Titular nunca podría inferirse como autorización de la recolección o uso de su información.

Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.

• Principio limitación de recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

Principios relacionados con el uso de datos personales

• Principio de finalidad: Los datos personales deben ser procesados con un propósito específico y explícito autorizado por el titular o permitido por la ley. Los datos deben ser tratados sólo en la forma que el titular puede razonablemente prever a partir de los usos autorizados. Si, con el tiempo, el uso de los datos personales cambia a formas que la persona razonablemente no espera, es necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del titular.
• Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades se procederá a la supresión de los datos.
• Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos.
• Principio de reparación: Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el tratamiento de datos personales.

Principios relacionados con la calidad de la información

• Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando el Responsable del Tratamiento lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.

Principios relacionados con la protección, el acceso y circulación de datos personales

• Principio de seguridad: Cada persona de INFORMA deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la empresa para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:
  • Al titular del dato
  • A las personas autorizadas por el titular del dato
  • A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato
    Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
• Principio circulación restringida: Sólo se puede enviar los datos personales a las siguientes personas:
  • Al titular del dato
  • A las personas autorizadas por el titular del dato
  • A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial

En este último caso, de conformidad con la Corte Constitucional, se procederá de la siguiente manera:

En primer lugar, la entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.

En segundo lugar, con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la ley 1581 de 2012 como Responsable del tratamiento. La entidad administrativa receptora debe cumplir con las obligaciones de protección y garantía que se derivan de la citada ley, en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.

• Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

5. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo.

Los datos personales serán tratados de manera leal y lícita con la (as) finalidad (es) principal (es) de:

CLIENTES: i) Comercial y mercadeo, especialmente el mantenimiento, desarrollo o control de la relación comercial entre el TITULAR DEL DATO  e INFORMA COLOMBIA S.A. ii) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos); iii) Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de INFORMA COLOMBIA S.A o empresas vinculadas al grupo INFORMA D&B S.A.; iv) Suministrar y evaluar  información Financiera, Comercial, Legal, Reputacional y de Marketing de empresas y empresarios para aumentar el conocimiento de clientes y minimizar  los riesgos financieros y comerciales; v) Contratación, ejecución y comercialización de los bienes y servicios de INFORMA COLOMBIA S.A o empresas vinculadas al grupo INFORMA D&B S.A y sus aliados comerciales ubicados en Colombia o cualquier otro país. Vi) Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones del Responsables del Tratamiento, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones del Responsable del tratamiento  y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso. PROVEEDORES: i) Verificar el cumplimiento de las políticas de la entidad en materia de selección y contratación de proveedores; ii) Satisfacer los intereses legítimos derivados de la relación que se establezca o se proyecta establecer con los proveedores; iii) Administrar y operar el producto o servicio contratado, lo cual comprende, entre otros aspectos, el manejo y registro contable de las operaciones que se desarrollen durante la vida del contrato, así como todas aquellas que se realicen para la terminación,  cierre o liquidación del mismo; iv) Documentar la relación existente y/o verificar la ejecución y cumplimiento del contrato respectiva; v) Verificar el cumplimiento de los acuerdos y compromisos asumidos en virtud de la relación o vínculo existente; vi) Verificar y confirmar la identidad del proveedor y realizar el contacto con el mismo ; vii) Remitir información comercial sobre los productos y/o servicios que INFORMA COLOMBIA presta en desarrollo de su objeto social a través de los canales que la misma establezca, tales como el canal telefónico (automatizado o no) y medios de comunicación electrónica (mensajes de datos, correo electrónico, fax), y cualquier otro que en virtud de los avances en tecnología o comunicaciones exista; viii) Estructurar y poner en conocimiento ofertas comerciales de carácter general o personalizadas, así como contactara los proveedores para tales efectos, incluso una vez concluida la relación con INFORMA COLOMBIA; ix) Adoptar medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas; x) Adelantar las actividades propias del objeto de INFORMA COLOMBIA y aquellas derivadas de la relación normal con un proveedores de bienes o servicios o un tercero con quien celebra acuerdos de colaboración; xi) Presentar quejas, denuncias o reportes a las autoridades o entidades competentes en caso de incumplimiento de contrato. (xii) Suministrar y evaluar información Financiera, Comercial, Legal, Reputacional y de Marketing de empresas y empresarios para aumentar el conocimiento de proveedores y minimizar los riesgos financieros y comerciales; xiii) Actividades tendientes a facturación, recaudo, cobro persuasivo, cobro jurídico o pre jurídico. xiv) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos). EMPLEADOS: i) Los datos que se recolectan mediante el diligenciamiento de formatos o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados de manera leal y lícita para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual; ii) Efectuar las actividades necesarias requeridas en la etapa precontractual, contractual y pos contractual con INFORMA COLOMBIA S.A.; iii) Dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos; iv) Cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes; v) Implementar las políticas y estrategias de la casa matriz de INFORMA COLOMBIA; vi) Acceder, consultar, validar o corroborar mis datos personales (privados, semiprivados, sensibles o reservados) que reposen o estén contenidos en bases de datos o archivos de otros empleadores o cualquier Entidad Pública o Privada ya sea nacional, internacional o extranjera; vii) Contacta directamente o a través de terceros para fines laborales o comerciales como entre otras, la oferta de productos y servicios de INFORMA COLOMBIA S.A. y demás organizaciones aliadas o con las cuales suscriba; viii) Utilizar la información (datos, fotos, videos) y la de la familia (incluida la de menores de edad) para circular internamente con fines informativos mediante boletines, intranet, etc. ix) Realizar el tratamiento de los datos personales a través de un encargado o responsable ubicado en Colombia o cualquier otro país, a quien se le suministre mis datos personales o se efectúe la transferencia nacional o internacional necesaria según el caso, para que realice el tratamiento; x)Enviar la información, en caso de que sea necesario o pertinente, a los servidores de INFORMA COLOMBIA S.A. ubicados fuera del país para los fines del tratamiento autorizado o para propósitos de almacenamiento y/o eventuales servicios de hosting o cloud computing (computación en la nube) que INFORMA contrate o requiera; xi) Dar cumplimiento a normas y autoridades locales, extranjeras o internacionales. xii) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos). EX EMPLEADOS: i) La información de los ex empleados se almacenan con fines de conservación documental y archivo información relacionada con aspectos de seguridad social, pensional y de historia laboral, durante el término establecido en la ley laboral. VISITANTES: La información de los visitantes se tratara para llevar el control de las personas que ingresan a las instalaciones de INFORMA COLOMBIA.

6. Derechos de los titulares de los datos

Las personas obligadas cumplir estas políticas deben respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:

• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizado accedan a los datos del titular del dato.
• Obtener copia de la autorización.
• Informar sobre el uso que INFORMA ha dado a los datos personales del titular.
• Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.
• Acceder a la solicitud de revocatoria y/o supresión de la autorización del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento por parte de INFORMA se ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o a la Constitución. El Titular también podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado.
• La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:

a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable del Tratamiento

b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

d) Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

7. Deberes de INFORMA COLOMBIA cuando obra como responsable del tratamiento de datos personales

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que INFORMA está obligada a cumplir deberes impuestos por la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:

• Deberes de INFORMA respecto del titular del dato
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
• Deberes de INFORMA respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales
  • Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta política.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Actualizar la información cuando sea necesario.
  • Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
• Deberes de INFORMA cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Cuando se trate de transmisiones nacionales e internacionales se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales que contengan lo dispuesto en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013 ( Incorporado en el DU 1075 del 2014)
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Deberes de INFORMA respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio
  • Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. Deberes de INFORMA COLOMBIA cuando obra como encargado del tratamiento de datos personales

Si INFORMA realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

• Establecer que el Responsable del tratamiento está autorizado para suministrar a INFORMA los datos personales que tratará como Encargado.
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
• Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política.
• Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en el presente reglamento.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. De la autorización

Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública, tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos en los cuales no se vincule la información a una persona específica y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Para obtener la autorización se deberá seguir las siguientes instrucciones

En primer lugar, antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:

• El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
• Los derechos que le asisten como Titular previstos en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012.
• La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de INFORMA.

En segundo lugar, se debe obtener el consentimiento del titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Para el efecto, se debe utilizar el formato de vinculación que ha diseñado INFORMA para la recolección de los datos personales.

Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento. Si el Titular solicita copia de éstos se deberá suministrárselos.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el tratamiento y en ningún caso el silencio del Titular podrá considerarse como una conducta inequívoca.

Se encuentran legitimados para otorgar el consentimiento:

a) El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable del Tratamiento

b) Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

c) El (la) representante y/o apoderado (a) del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. La autorización también podrá otorgarse cuando se den casos de estipulación a favor de otro o para otro.

Autorización para tratamiento de datos sensibles:

Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

a) La autorización debe ser explícita

b) Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información

c) Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo

Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA)

Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:

a) La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto.

b) Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA.

c) El tratamiento debe respetar el interés superior de los NNA y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales. Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

10. Clasificación y tratamiento especial de ciertos datos personales

Las personas obligadas al cumplimiento de esta política deben identificar los datos sensibles y de los niños, niñas y adolescentes (NNA) que eventualmente recolecten o almacenes con miras a:

• Implementar responsabilidad reforzada en el tratamiento de estos datos que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes.
• Aumentar los niveles de seguridad de esa información.
• Incrementar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de INFORMA y de terceros.
• Tener presente los requisitos legales y de esta política para su recolección

11. Transferencia internacional de datos personales
Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será imprescindible contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es premisa y presupuesto necesario dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a Responsables del Tratamiento ubicados en otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.

12. Transmisiones internacionales y nacionales de datos a Encargados

Cuando el Responsable del tratamiento desee enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro fuera del territorio de la República de Colombia, deberá mediante cláusulas contractuales o a través de un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:

a) los alcances del tratamiento;

b) las actividades que el Encargado realizará en nombre del Responsable del Tratamiento,

c) las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y el Responsable del Tratamiento.

d) La obligación del Encargado de dar cumplimiento a las obligaciones del Responsable observando la presente política

e) El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la ley colombiana y la presente política

f) La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.

Procedimientos para que los titulares puedan ejercer sus derechos

A continuación se detallan los procedimientos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la autorización.

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el artículo 20 del decreto 1377 de 2013 (Incorporado en el DU 1074 del 2015):

a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable del Tratamiento

b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

d) Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

La siguiente persona o área del Responsable del Tratamiento será la encargada de cumplir la función de protección de datos y de tramitar las solicitudes de los titulares de los datos: Servicio al Cliente de INFORMA.

13. Consultas

Todas las consultas que realice el titular o sus causahabientes para conocer sus datos personales que reposen en INFORMA se canalizarán a través de clientes@informacolombia.com

Es necesario dejar prueba de lo siguiente:

• Fecha de recibo de la consulta
• Identidad del solicitante

Una vez verificada la identidad del titular se le suministrará toda la información sobre datos personales que sea requerida. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14.Reclamos

Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 y en esta política.

Todos los reclamos se canalizarán a través clientes@informacolombia.com  quien enviará el mismo a la persona competente para que lo resuelva. Si la persona competente es un tercero se le dará traslado del mismo en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. INFORMA dispondrá de un sistema de información o base de datos para llevar el registro de todas las actuaciones efectuadas respecto de cada reclamo en el cual se anotará, entre otras, lo siguiente:

• Fecha de recibo del reclamo
• Nombre de la persona de INFORMA encargada de dar respuesta al reclamo
• Nombre y dirección del titular o de quien realice el reclamo
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
• Documentos que el Titular anexa para que se tengan en cuenta en el reclamo (opcional)

Este sistema dispondrá de mecanismos automáticos de alertas que informen sobre los plazos para responder de manera que se atiendan los mismos lo más pronto posible y en todo caso dentro de los términos establecidos en esta política.

Para la atención de los mismos es necesario que el Titular del dato presente una solicitud en la cual se indique lo siguiente:

• Identificación y dirección del Titular
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
• Documentos que el Titular anexa para que se tengan en cuenta en el reclamo (opcional)

Si el reclamo del titular resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo

Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

15. Registro nacional de datos

De acuerdo con el Art. 25 de la Ley 1581 del 2012 y sus decretos reglamentarios, INFORMA deberá registrar sus bases de datos junto con esta política de tratamiento de Datos Personales en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio de conformidad con el procedimiento estipulado por la Circular 002 de 2015.

16. Persona o área responsable de la protección de datos personales.

De acuerdo al artículo 2.2.2.25.4.4 decreto 1074 de 2015, todo responsable y encargado debe designar a una persona o área que “asuma la función de protección de datos personales” y que “dará tramite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la ley 1581 del 2012 y el presente decreto.

La función del oficial de protección de datos o el área encargada de protección de datos en la organización es de velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por está para cumplir las normas, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la compañía

La función del oficial de protección de datos será asumida por el responsable de protección de datos personales.

Las reclamaciones acerca de datos personales se recibirán por el área Servicio al Cliente, la cual puede contactarse a través de:

Nombre o razón social: INFORMA COLOMBIA S.A.
Domicilio o dirección: Calle 72 No 6-44 piso 9 Bogotá
Correo electrónico: clientes@informacolombia.com
Teléfono: (571)3269270
Página web: www.informacolombia.com

17. Responsabilidad demostrada frente al tratamiento de datos personales.

“INFORMA adoptará las disposiciones necesarias para, de ser necesario, demostrar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) que ha implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con sus obligaciones legales en todo lo relacionado con el tratamiento de datos personales.  Dichas medidas serán consistentes con las instrucciones de la SIC y los mandatos de los artículos 26 y 27 del decreto 1377 de 2013 y el decreto 1074 de 2015”

18. Fecha de entrada en vigencia de la presente política, actualización y período de vigencia de la base de datos.

Esta política fue aprobada luego de la expedición de la ley 1581 de 2012 y recientemente modificada para incorporar algunos aspectos que establece el decreto 1377 del 27 de junio de 2013 (Incorporado en el DU 1074 del 2015) razón por la cual entrará en vigencia a partir del 27 de julio de 2013.

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del decreto 1377 de 2013 (Incorporado en el DU 1074 de 2015).